帳票:レベル集計

■出力データ内容

本部で設定したレベル毎に、ログの一覧や集計データを出力します。表示形式により3パターンのデータが出力可能です。
一覧:指定レベルのログ1つ1つを表示します。
表-アイコン集計:指定コードのアイコン別の時間数を出力します。
表-メンバー毎集計:指定コードのメンバー別時間数を出力します。
 ※ユーザーがレベルを変更していても、集計は本部の設定で行われます。

〇帳票イメージ

<一覧>

意味はコード情報が入っている場合のみ出力されます。
備考には、メモに書いた内容が出力されます。

<表-アイコン集計>

<表-メンバー毎集計>

■データ活用例

負荷が高い仕事を多くしすぎているメンバーはいないか、逆に楽な仕事ばかりしているメンバーがいないかを確認し、作業割振りの参考にします。

■帳票出力方法

手順1.部門を選択します。
全社orチームor個人を選択します。
チームと個人を選択した場合は、対象となるチームや個人を選択します。

手順2.レベルを選択します。
レベル設定で登録した名称が表示されていますので選択します。

手順3.期間を選択します。
今月・先月・今期・前期をクリックするか、その下の日付指定で選択します。

手順4.表示形式を3パターンから選択します。
一覧:指定コードのログ1つ1つを表示します。
表-アイコン集計:指定コードのアイコン別の時間数を出力します。
表-メンバー毎集計:指定コードのメンバー別時間数を出力します。

手順5.アイコンを選択します。

手順6.0の非表示選択。
合計が0の項目を非表示にする をチェックすると全く数値がないアイコン(行)を非表示にします。小・中で出力した際の大アイコンも非表示にします。

手順7.確定を押してデータを出力します。

※出力データのエクスポート機能はありません。

帳票:コード一覧表

■出力データ内容

コード番号別に出力条件(期間、メンバー、アイコン)の合計時間数を集計した結果を日別か月別に出力します。

〇帳票イメージ

<期間を日指定した場合の帳票イメージ>

<期間を月指定した場合の帳票イメージ>

■データ活用例

コード別に使っている時間数を確認し、計画と行動が一致しているかの確認、偏った時間の使い方をしていないかの確認に活用できます。

■帳票出力方法

手順1.集計単位を選択します。
集計単位を日or月で選択します

手順2.期間を選択します。
今月・先月・今期・前期をクリックするか、その下の日付指定で選択します。

手順3.社員を選択します。
個人を直接選択するか、チームから個人を選択します。

手順4.アイコンを選択します。

手順5.0の非表示選択。
合計が0の項目を非表示にする をチェックすると全く数値がないアイコン(行)を非表示にします。小・中で出力した際の大アイコンも非表示にします。

手順6.確定を押してデータを出力します。

※出力データのエクスポート機能はありません。

帳票:コード検索

■出力データ内容

 指定コードが付いたログの一覧や集計データを出力します。表示形式により3パターンのデータが出力可能です。
一覧:指定コードのログ1つ1つを表示します。
表-アイコン集計:指定コードのアイコン別の時間数を出力します。
表-メンバー毎集計:指定コードのメンバー別時間数を出力します。

〇帳票イメージ

<一覧>

備考には、メモに書いた内容が出力されます。

<表-アイコン集計>

<表-メンバー毎集計>

■データ活用例

 コード(物件や商品)別に使った時間を集計することで、費用対効果の参考にできます。物件別採算を導入している企業においては、人件費の参考にもできます。
 別表「コード一覧表」ではコード別の時間数を集計することができます。

■帳票出力方法

手順1.部門を選択します。
全社orチームor個人を選択します。
チームと個人を選択した場合は、対象となるチームや個人を選択します。

手順2.コードを選択します。
直接入力か、一覧から選択します。本部作成の9000番台のみ名称が表示されます。

手順3.期間を選択します。
今月・先月・今期・前期をクリックするか、その下の日付指定で選択します。

手順4.表示形式を3パターンから選択します。
一覧:指定コードのログ1つ1つを表示します。
表-アイコン集計:指定コードのアイコン別の時間数を出力します。
表-メンバー毎集計:指定コードのメンバー別時間数を出力します。

手順5.アイコンを選択します。

手順6.0の非表示選択。
合計が0の項目を非表示にする をチェックすると全く数値がないアイコン(行)を非表示にします。小・中で出力した際の大アイコンも非表示にします。

手順7.確定を押してデータを出力します。

※出力データのエクスポート機能はありません。

帳票:予算実績比較表

■出力データ内容

アイコン別に過去実績、目標、実績、それらの差を集計します。
縦軸にアイコン、横軸にそれぞれのデータが出力されます。

〇帳票イメージ

■データ活用例

実績の推移確認や、目標比を確認することで、結果の振り返りに活用できます。
実績がまだ確定していない月の分は目標で集計されるため、年間の進捗確認などにも活用することができ、行動強化に繋げることができます。

■帳票出力方法

手順1.部門を選択します。
全社orチームor個人を選択します。
チームと個人を選択した場合は、対象となるチームや個人を選択します。
 ※目標設定で全社目標を設定していてもここでは反映されません。

手順2.期間を選択します。
今月・先月・今期・前期をクリックするか、その下のドロップダウンリストで選択します。

手順3.アイコンの区分を選択します。
〇小:小アイコンはもちろん。アイコンとしてログになった中アイコンも集計されます。大アイコンは区切りとして表示されます。
〇中:中とそれに紐つく小アイコンを中アイコンで集計した結果を出力します。大アイコンは区切りとして表示されます。
〇大:中と小をそれに紐つく大アイコンで集計した結果を出力します。

手順4.0の非表示選択。
合計が0の項目を非表示にする をチェックすると全く数値がないアイコン(行)を非表示にします。小・中で出力した際の大アイコンも非表示にします。

手順5.確定を押してデータを出力します。

※出力データのエクスポート機能はありません。

コードの活用と本部コードの登録方法

■コード登録で何が出来るか?

トキログアプリでは、ログ毎にメモを書く機能がついています。そのメモには”コード”という、4桁の任意の数字とその意味を設定することができる機能があります。

このコード機能を活用し、取引先別、物件別、商品別に時間を記録することで、それぞれに使った時間を集計することが可能となります。

■コード番号について

コードは4桁の番号で登録します。
0000~8999は、メンバー毎にアプリで活用しますので、同じ番号でも違う意味となります。この場合は、本部集計にはあまり適していませんので、アプリで完結する活用をお勧めします。
9000~9999は本部で作成し、メンバーに送信することができます。重要なプロジェクトや主要取引先だけでも、共通の番号を活用することで、本部システムの集計機能で見える化できます。

■本部設定共通コードの登録方法

設定/コード設定から登録を行います。

4桁コード設定 という画面に遷移します。
”+ 新しい4桁コードと意味を追加”をタップします。

9000~9999の中から任意の番号とその意味を入力し、”保存”をいクリックします。

これで、コードと意味の登録は完了です。

■メンバーのアプリに反映させる

本部で作成したコードをアプリに反映させるため、メンバー全員にアプリで”再ダウンロード”をしてもらいます。
<再ダウンロード方法>
①その他⇒②本部管理の設定⇒③ダウンロード⇒④再ダウンロードを行う。の手順で行います。

本部システムログインとパスワード再設定

■トキログ 本部システムログイン方法

トキログ本部システムにログインしましょう。下記URLにアクセスしてください。
このURLはぜひお気に入り登録おねがいします。

https://toki-log.com/companies/sign_in

下記ページが開きますので、メールアドレスとパスワードを入力後、”ログイン”をクリックしていただければ、ログインが完了します。

メールアドレス:ご登録いただいたメールアドレス
パスワード:登録時にTOKILOGよりメールで届いたアドレス。変更している場合は、変更したパスワード。

■パスワードを忘れてしまった場合

パスワードを忘れてしまった。招待メールが届かずパスワードがわからないといった場合は、パスワードをお忘れの方をクリックしてください。

https://stg.toki-log.com/companies/sign_in

パスワード再発行画面が開きますので、メールアドレスを登録してください。

入力メールアドレス宛に、パスワード再設定用のURLが送られますので、そちらをクリックしてください。
下記画面に遷移しますので、新しいパスワードを入力し、変更するをクリックしてください。以上でパスワードの変更は完了です。

全社目標の設定

トキログはアプリで時間管理をするため、目標はメンバー別に設定することを基本としています。そんな中、全社目標を設定する目的は個人目標の積み上げと全社目標の乖離を確認するためとなります。

全社目標の設定には、2つの方法があります。
どちらも設定/目標設定の全社目標から行います。

■”まとめて入力”で全社目標を入力

年度とアイコンを選択し、表示形式”まとめて入力”を選択し“切替”をクリックします

指定年度のアイコン別目標設定枠が表示されますので、目標値を入力し”設定を保存”をクリックし設定します。
目標値の参考データとして、”前年の目標をコピー”や”前年の実績をコピー”を活用するとスムーズな設定が可能となります。

■”比較入力”で全社目標を入力

年度とアイコンを選択し、表示形式”比較入力”を選択し“切替”をクリックします。

月別に設定する表が表示されますので、設定したい月をクリックして全社目標を入力し、”設定を保存”をクリックして設定してください。

一番右の年度のタブは合計値の確認にご活用ください。

目標の修正

目標には初期目標と修正目標があります。
ここでは、修正目標の設定方法について説明します。

修正目標の設定には大きく分けて2種類の方法があります。
・先月までの実績を加味して行う方法
・2つ目は、初期目標と比較して行う方法

■実績を加味して目標を修正する方法

設定/目標設定を選択します。

目標設定が開きますので、修正目標のタブをクリックします。

設定期間は任意となりますが、期間は実績が出ている期間を範囲に入れることを推奨します。今回は今期を選択し、メンバーを選択します。

注意!
メンバー情報のアイコンブロック設定で設定されているアイコンが表示されます。デフォルトは”全部”となっています。

目標設定用の表が出力されますので、目標値を入力し”設定を保存”で登録してください。

■初期目標と比較して目標を修正する方法

目標設定画面で、目標合計比較のタブをクリックします。

期間は単月指定です。日付指定してメンバーを選択します。
初期目標比較が開きますので、修正目標を入力し設定を保存をクリックします。